Guía Práctica del Seguro Social para Empresas y Recursos Humanos (México)
1) Propósito
Este documento sintetiza los aspectos clave del cumplimiento empresarial ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el INFONAVIT, con énfasis en la gestión de nómina, aportaciones y obligaciones patronales. Está dirigido a gerentes de recursos humanos, administradores y responsables de cumplimiento laboral.
2) Ejes fundamentales del cumplimiento
| Eje | Relevancia para la empresa | Riesgos por incumplimiento |
|---|---|---|
| Afiliación y movimientos | Alta y baja oportuna de trabajadores; reportes de salario. | Multas, créditos fiscales y sanciones. |
| Salario Base de Cotización (SBC) | Base para cuotas al IMSS e INFONAVIT. Debe incluir percepciones integrables. | Subdeclaración → recargos y auditorías. |
| Gestión de incapacidades | Control interno y pago conforme a certificados. | Riesgo de duplicidad de pago o pérdida de subsidios. |
| Prevención en salud laboral | Programas internos reducen ausentismo y costos. | Riesgo psicosocial o ergonomía mal gestionada → sanciones NOM. |
| Transparencia y datos personales | Obligación de resguardar datos de salud y nómina. | Sanciones por vulneración o uso indebido de información. |
3) Salario Base de Cotización (SBC)
El SBC determina las cuotas obrero-patronales al IMSS y las aportaciones al INFONAVIT. Su cálculo correcto es esencial para evitar observaciones en revisiones o auditorías.
Elementos que integran el SBC
- Salario diario ordinario.
- Gratificaciones regulares (aguinaldo, bonos fijos).
- Comisiones.
- Prestaciones en especie (alimentación o vivienda sin costo al trabajador).
- Primas (vacacional, dominical, etc.) de carácter recurrente.
Elementos que no se integran
- Viáticos comprobados y herramientas de trabajo.
- PTU y cuotas patronales.
- Prestaciones exentas dentro de los límites legales.
- Indemnizaciones por accidentes o despidos.
Buenas prácticas
- Verificar mensualmente percepciones variables.
- Registrar correctamente movimientos en IDSE y SUA.
- Documentar la política de integración salarial.
4) Obligaciones patronales ante el IMSS e INFONAVIT
Principales obligaciones
- Registrar a los trabajadores desde el inicio de la relación laboral.
- Determinar y pagar cuotas obrero-patronales y aportaciones de vivienda.
- Comunicar altas, bajas y modificaciones salariales dentro de los plazos establecidos.
- Presentar reportes de riesgos de trabajo y movimientos conforme al reglamento.
- Conservar documentación por al menos cinco años (CFDI, recibos, listas de asistencia, incapacidades, etc.).
Puntos críticos para auditorías
- Inconsistencias entre CFDI, SUA y contabilidad.
- Ausencia de comprobantes de pago de cuotas.
- Subdeclaración de percepciones variables.
- Falta de evidencia de incapacidades y reportes médicos.
5) Estrategias preventivas para empresas
a) Control documental
- Implementar checklist mensual de cumplimiento.
- Mantener expedientes digitales de cada trabajador.
- Integrar conciliación entre nómina, SUA y contabilidad.
b) Comunicación interna
- Protocolos claros para altas, bajas, incapacidades y ausencias.
- Notificación al IMSS dentro del plazo legal (5 días hábiles máximo).
- Capacitación del personal administrativo sobre registros y obligaciones.
c) Monitoreo de salud laboral
- Programas de prevención conforme a NOM-035 (factores psicosociales) y NOM-037 (teletrabajo).
- Seguimiento médico y ergonomía laboral.
- Comunicación directa con el IMSS en campañas de vacunación o revisiones.
6) Factores clave de fiscalización IMSS / INFONAVIT
| Concepto auditado | Aspecto revisado | Acción preventiva |
| SBC | Percepciones variables o subdeclaradas. | Verificar cálculo e integración mensual. |
| Incapacidades | Coincidencia entre certificados y pagos. | Control de incapacidades y validación digital. |
| Riesgos de trabajo | Registro y reportes oportunos. | Notificar y conservar actas y formatos ST. |
| Aportaciones INFONAVIT | Cuotas y movimientos de vivienda. | Revisar reportes bimestrales y CFDI de nómina. |
7) Transparencia y datos personales
Las áreas de recursos humanos manejan datos sensibles. Deben aplicar:
- Políticas de privacidad y confidencialidad.
- Consentimiento informado en expedientes.
- Protocolos en caso de incidentes o violaciones de seguridad.
- Control de acceso restringido y capacitación anual.
8) Herramientas recomendadas
- SUA: cálculo y pago de cuotas IMSS e INFONAVIT.
- IDSE: envío de movimientos afiliatorios.
- Calculadoras IMSS e INFONAVIT: validación de topes de cotización y UMAs.
- Software de nómina: automatización, timbrado CFDI y conciliación contable.
9) Conclusión
El cumplimiento en materia de seguridad social no es solo una obligación legal, sino una herramienta estratégica que protege a la empresa frente a sanciones y mejora su reputación laboral. Una gestión proactiva de nómina, salud y transparencia contribuye a fortalecer la productividad y la confianza entre empleadores y trabajadores.
Recomendación: realizar una revisión anual de cumplimiento laboral con apoyo legal especializado para detectar y corregir posibles desviaciones antes de una auditoría del IMSS o INFONAVIT.